El responsable de Recursos Humanos estaba en una encrucijada. Como todos los trimestres, debía realizar la evaluación del desempeño de la plantilla de su compañía, una empresa mediana de unos 50 empleados. Este trabajo se había convertido en una pesadilla. Cada tres meses, su pantalla estaba llena de hojas de cálculo, correos electrónicos y documentos dispersos. Junto al ordenador, sobre la mesa, una montaña de papeles y anotaciones hechas a mano por otros compañeros, con anotaciones dispares y datos incompletos. La falta de herramientas digitales le impedía obtener una visión integral del rendimiento de cada trabajador y tomar decisiones justas y precisas.
Este escenario, lejos de ser ciencia ficción, refleja la realidad y el día a día de miles de pymes en España. Afortunadamente, todas estas ineficiencias son fácilmente subsanables en la era digital en la que estamos inmersos gracias a la implementación de un software ERP (Enterprise Resource Planning). Este tipo de soluciones, lejos de ser (como muchos piensan) programas de contabilidad, son la salvación para los departamentos de Recursos Humanos gracias a los beneficios que genera y al aumento de la eficiencia y productividad que genera.
Evaluación del desempeño de los trabajadores
La evaluación del desempeño de los trabajadores es crucial para el desarrollo del personal y el crecimiento de la empresa. Tradicionalmente, este proceso ha estado limitado por la necesidad de recopilar manualmente datos, la falta de feedback continuo y la dificultad para establecer objetivos claros.
Sin embargo, los sistemas ERP transforman estas limitaciones gracias a la automatización que implementan a la hora de recopilar datos, lo que facilita la realización de evaluaciones más objetivas y menos sesgadas. Asimismo, permiten hacer un seguimiento en tiempo real del rendimiento, identificando fortalezas y áreas de mejora de manera más efectiva.
Estas soluciones estandarizan el proceso de evaluación, asegurando la aplicación de criterios uniformes en toda la organización. De este modo, tanto la recolecta de información como el análisis de los datos es mucho más sencillo, lo que facilita que los gerentes y equipos de RRHH tengan una visión clara del rendimiento individual y grupal.
La implementación de este tipo de programas que ayudan a analizar el rendimiento laboral también beneficia y mejora el ambiente en el entorno de trabajo, ya que si está bien explicado fomenta el diálogo abierto y continuo entre empleados y managers, contribuyendo al desarrollo profesional y la satisfacción en el trabajo.
Más allá de las eficiencia que produce en el desempeño laboral, el uso de este tipo de ERP en los departamentos de Recursos Humanos puede ampliarse a otras fases como, por ejemplo, el proceso de contratación. Mediante el uso de un software de selección de personal, es posible encontrar a los mejores candidatos y eliminar las tareas de poco valor gracias a los análisis que realizan estos programas mediante Inteligencia Artificial.
Y es que, como ha quedado demostrado en los últimos años (las empresas reciben cientos e incluso miles de ofertas por oferta publicada), los procesos convencionales de selección, a menudo son lentos y propensos a prejuicios.
Muchos de estos problemas se reducen, e incluso se eliminan, gracias al uso de un ERP que facilite un enfoque más estratégico. Con herramientas de análisis de datos y aprendizaje automático, estudian las candidaturas para hacer una selección previa de los candidatos que pueden adaptarse mejor al puesto específico y a la cultura empresarial. De este modo, los responsables de contratación optimizan la toma de decisiones y garantizan un proceso de selección más inclusivo y equitativo.
Asimismo, estos ERP también facilitan la creación de portales de empleo propios, de modo que las compañías tienen la opción de publicar sus vacantes y comunicarse con los candidatos de forma directa y hacer un seguimiento de los avances de su solicitud.
Otras ventajas que ofrecen los ERP a la hora de contratar son que promueven la gestión de las candidaturas de forma centralizada, pueden filtrar y preseleccionar candidatos según criterios específicos, e incluso ofrecen la tecnología para realizar entrevistas online o hacer pruebas de evaluación digitalmente.
La gestión de nóminas: ventajas para la empresa y el empleado
Aunque es algo que se hace todos los meses, la gestión de nóminas es uno de los retos más complejos y propensos a fallos para los departamentos de RR.HH. Errores en la nómina pueden llevar al descontento y desconfianza entre los empleados. El uso de un software de gestión de nóminas los minimiza al automatizar el cálculo de pagos, deducciones y contribuciones fiscales, asegurando precisión y transparencia.
Además, facilitan el cumplimiento de las regulaciones laborales y fiscales, reduciendo el riesgo de sanciones y litigios. Sin lugar a dudas, aporta eficiencia y precisión en la gestión de nóminas, lo que se traduce en una mayor satisfacción de los empleados y una reducción de costes para la empresa.
La digitalización en la gestión de Recursos Humanos es una realidad imparable. El uso de un ERP como herramienta estratégica permite a las empresas optimizar sus procesos, mejorar la toma de decisiones y construir una ambiente laboral altamente competitivo. El futuro de los Recursos Humanos está en la nube, y el ERP es la llave que abre las puertas a un mundo de posibilidades.
