Las empresas de todo tipo de industrias y sectores necesitan de la gestión de proyectos para alcanzar el éxito en el ámbito de los negocios. Para lograrlo, es necesario contar con project managers competentes, pero cada vez se valora más que los empleados conozcan y manejen las diferentes herramientas necesarias para llevar a cabo los proyectos de forma conjunta, como los software erp de gestión empresarial o las plataformas de gestión de tareas. En esta guía aprenderás todo lo que necesitas saber sobre la gestión de proyectos para convertirte en un activo de valor incalculable para tu empresa.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es un proceso integral que abarca la planificación, ejecución, y supervisión de todas las fases de un proyecto, con el fin de cumplir con los objetivos establecidos en el tiempo y presupuesto previstos. Este proceso requiere de la identificación de necesidades, la definición de objetivos claros, la organización de recursos, y la dirección de equipos de trabajo hacia el logro de metas específicas, lo cual implica delegar tareas de forma eficaz e inteligente, supervisar el progreso del equipo, comunicarse claramente con las partes interesadas y dominar los diferentes tipos de software que ayudan a realizar las tareas encomendadas.
A través de la gestión de proyectos, se busca maximizar la eficiencia y efectividad en la entrega de resultados, asegurando así que los proyectos sean concluidos con éxito, cumpliendo con los estándares de calidad requeridos y satisfaciendo las expectativas de las partes interesadas en la fecha determinada. Es este plazo fijo y el concepto de un «producto final» lo que realmente diferencia la gestión de proyectos de la simple «gestión» de otros tipos de trabajo o grupos de personas.
Los jefes de proyecto son responsables de que su equipo entienda los objetivos y metas del proyecto y de que disponga de las herramientas y programas de gestión de proyectos adecuados para alcanzar el éxito. También se encargan de fijar el alcance, el presupuesto y el calendario del proyecto.
El proceso de gestión de proyectos
Lo primero que hay que hacer cuando se inicia un proyecto es establecer objetivo principal o identificar el producto clave que debe estar terminado y entregado antes de la fecha límite. Durante esta fase inicial, los jefes de proyecto deciden qué miembros del equipo son los más indicados para llevarlo a cabo en función de sus puntos fuertes y especialización. Asimismo, también elige qué metodología de gestión de proyectos prefiere utilizar y si hace falta integrar en el proyecto algún programa de gestión de almacén en caso de que sea necesario llevar un control ajustado del inventario y productos que se necesiten para desarrollarlo.
Planificación
La fase de planificación es fundamental en la gestión de proyectos. Durante esta etapa, se establecen las estrategias concretas para alcanzar los objetivos previamente definidos. Particularmente, se identifican las tareas necesarias, los recursos que hacen falta para llevarlas a cabo y se elabora un cronograma individualizado para cada una de las tareas. Dedicar tiempo a considerar adecuadamente las limitaciones presupuestarias y la capacidad del equipo hará menos probable que aparezcan sorpresas en la fase de ejecución.
El cuidado (o la falta del mismo) que se ponga en la fase de planificación influirá mucho en la ejecución del proyecto y en la facilidad con que se alcancen los objetivos fijados. Una planificación detallada ayuda a anticipar problemas y a desarrollar planes de contingencia, asegurando que todos los miembros del equipo tengan una comprensión clara de sus roles y responsabilidades.
Ejecución
Esta etapa se caracteriza por la puesta en práctica de lo planificado. Se movilizan los recursos y se comienza a trabajar en las actividades definidas. Como ya hemos dicho, una planificación adecuada y suficiente facilita mucho esta fase, y también lo hace una comunicación efectiva entre todos los integrantes del proyecto, ya que permite coordinar esfuerzos y asegurar que el proyecto avance según lo previsto.
Seguimiento y control
Paralelamente a la ejecución, se lleva a cabo el seguimiento y control del proyecto. Esta fase implica monitorizar el progreso del proyecto, comparándolo con el plan inicial. Se identifican los posible problemas que vayan surgiendo y se hacen los ajustes necesarios para asegurar que el proyecto se mantenga en curso. Esta etapa es vital para la gestión efectiva del tiempo, los costes y la calidad, permitiendo tomar medidas en tiempo real para cumplir con los objetivos establecidos.
Como los jefes de proyecto son los responsables últimos del éxito o el fracaso del proyecto en su conjunto, es fundamental que supervisen el progreso del proyecto. mediante reuniones individuales, reuniones de equipo y canales de comunicación compartidos.
Conclusión y entrega del proyecto
Finalmente, la conclusión del proyecto marca el cierre de las actividades. En esta fase se realizan las evaluaciones necesarias para determinar si se han alcanzado los objetivos propuestos y se preparan informes finales para los stakeholders (empleados, accionistas, proveedores, clientes, etc.).
